Diferença entre e-mail tradicional e e-mail colaborativo

Neste artigo vamos apontar algumas diferenças entre o e-mail tradicional e uma solução de e-mail colaborativo.

Esse artigo está dividido em:

  • Compartilhamento de e-mail
  • Gestão de contatos
  • Agendas e recursos compartilhados
  • Documentos
  • Tarefas

Dentre inúmeras formas de comunicação, o serviço de e-mail continua sendo o mais seguro e estável, principalmente no ecossistema de negócios, onde é necessário oficializar e documentar a comunicação interna e externa.

Algumas empresas possuem a forma tradicional de e-mail, geralmente através de um contrato de hosting, onde o armazenamento fica fora da empresa ou mesmo dentro de sua estrutura de TI, com links, servidor de e-mail e armazenamento.

Ao longo dos anos novos recursos foram sendo incrementados ao e-mail tradicional, como agenda de contatos, calendário, tarefas, anotações e diversos outros recursos.

O E-mail tradicional muitas vezes pode ser integrado com smartphone e Tablets ou acessado através do serviço de webmail.

A questão é, mesmo que esses recursos possam atender de forma individual os usuários, as empresas estão ficando mais competitivas, assim, precisando de mais agilidade na toma de decisões.

Dependendo do tamanho ou complexibilidade da empresa, o e-mail tradicional passa a não ser mais viável, pois naturalmente ocorre maior compartilhamento de informações entre os usuários.

No e-mail tradicional, os recursos de agenda, anotações e outros recursos, muitas vezes são armazenados de forma local, dificultando o compartilhamento e o suporte de TI. Sendo assim, o compartilhamento de agenda, contatos, pastas de e-mails, calendários, se torna uma atividade complexa e pouco produtiva.

Para melhorar a produtividade e resolver essas limitações, agregando outros recursos, nasceu o conceito de e-mail colaborativo ou suíte de colaboração. Diferente do e-mail tradicional, onde o e-mail é apenas para troca de mensagens, o e-mail colaborativo torna o servidor de e-mail uma solução completa de recursos, disponibilidade e colaboração entre usuários.

Compartilhamento de e-mail

É comum que um usuário possa compartilhar pastas, agenda, e-mails com outros usuários utilizando uma solução de suíte de colaboração, ou como algumas pessoas chamam escritório virtual. Essa disponibilidade de recursos é possível porque os dados são armazenados no servidor de e-mail que geralmente está em um ambiente cloud, embora seja possível tê-lo localmente na empresa ou em um data center privado.

O recurso de compartilhamento de e-mail veio para acelerar a comunicação entre setores ou equipes que estejam trabalhando em um projeto ou interesse em comum. Podemos citar uma equipe comercial ou de suporte técnico como exemplos.

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Uma característica interessante do recurso é na questão do uso de armazenamento, que acaba sendo reduzido, onde o dado é armazenado uma única vez e não replicado entre todos os envolvidos.

A solução de e-mail colaborativo tem todos os recursos de segurança, como gerenciamento de permissão de acesso, logs de auditoria, assim ocasionando tranquilidade e facilidade na operação.

Gestão de contatos

É comum em uma solução de e-mail tradicional, a inconsistência de dados de contatos cadastrados, muitas vezes porque a sincronização não existe ou é ineficiente, assim o contato cadastrado no client de e-mail na estação de trabalho é diferente da versão webmail ou mesmo da versão no smartphone, essa dificuldade pode ocorrer com o calendário. Isso ocorre porque a solução tradicional de e-mail não entrega a funcionalidade completa, diferente de uma solução de suíte de colaboração.

Na plataforma colaborativa os contatos são gerenciados de forma centralizada, e podem inclusive serem compartilhadas entre usuários, setores ou equipes da empresa.

Podemos citar como exemplo, um assistente de vendas que é responsável por manter atualizado os contatos dos clientes da empresa.

Uma vez que o assistente de vendas atualizou os dados, pode ser compartilhado com toda a equipe comercial, assim replicando as atualizações para todos. Uma secretária da mesma maneira, pode manter atualizado os contatos da diretoria.

De qualquer dispositivo ou local, de forma simples é possível acessar as informações. Essa facilidade é importante, pois gera comodidade e rapidez na comunicação corporativa.

Agendas e recursos compartilhados

Ter acesso e compartilhar agenda de outras pessoas da organização é um recurso simples, porém muito eficaz para a empresa.

Com o compartilhamento de agendas é possível gerenciar pessoas e recursos da empresa. A empresa ganha visibilidade da alocação dos ativos da empresa e das pessoas. Você pode alocar recursos como carros, salas de reunião, equipamentos de áudio e vídeo, ferramentas elétricas e demais equipamentos e recursos que sua empresa utilizada no dia a dia. Porém, a gestão desses recursos é simples e pode ser realizada de qualquer lugar através do smartphone, tablet, internet ou do seu computador. Para a gestão de pessoas é semelhante a facilidade e o controle.

Como exemplo, a criação de uma agenda chamada “sala de reunião”, pode ser associada a uma sala física, assim evitando alocação em duplicidade. Da mesma forma, os colaboradores internos podem ter acesso a agendas compartilhadas, assim agendar seus compromissos de forma eficiente, sem o risco de existir conflitos de agendas ou recursos. Isso sem a necessidade de softwares de terceiros ou específicos para esse recurso.

Documentos

Um diferencial entre as soluções de suíte de colaboração é a integração de um serviço de arquivos corporativo ou como é mais conhecido serviço de “File Server”.

Algumas soluções de suíte corporativa não conseguem substituir um file Server, mas como exemplo a solução IceWarp tem essa funcionalidade. Além dos recursos já existentes como indexação de arquivos e itens importantes, para usuários, pessoas ou equipes, o IceWarp tem recursos avançados.

Um exemplo desse recurso é a criação, edição de documentos, planilhas, apresentações usando a própria suíte, sem a necessidade de software de terceiros. Além disso o IceWarp é compatível com outros sistemas de pacote office do mercado. O que é uma vantagem competitiva importante, visto que a empresa não precisa investir em outros softwares para ter um pacote office 100% funcional.

Com a solução de e-mail colaborativo IceWarp, um dos maiores diferenciais está na possibilidade de ter um escritório virtual em apenas uma plataforma, onde a empresa tem solução de e-mail completa que pode ser acessada de diversos dispositivos. O compartilhamento de recursos e documentos entre usuários ou equipes de trabalho, assim agregam muito valor a empresa e por consequência aos usuários.

Tarefas

Já pensou em gerenciar suas tarefas ou equipe através de uma única interface, sem a necessidade de outras aplicações ou softwares de terceiros?

Com uma solução de colaboração como o IceWarp é possível acompanhar o status, compartilha recursos e informações com sua equipe ou mesmo entre setores diferentes, de forma organizada e simples.

Esse é um recurso comum entre as suítes de colaboração, alguns de forma mais especializada, outros de forma mais superficial. Na solução IceWarp essas tarefas têm recursos avançados, que melhoram a organização pessoal e das equipes.

A solução de colaboração que podem ser integradas com soluções de mercado para que seja possível recursos adicionais, ampliando o gerenciamento de tarefas das equipes.

Dependendo do fabricante, recursos como intranet, chats e outras facilidades são embarcadas. É o caso da IceWarp todos esses recursos já vêm embarcado na solução, não sendo necessário integrações, ou aquisições de ferramentas de terceiros.

Como foi abortado durante o artigo, são inúmeros os benefícios de uma solução colaborativa, porém algumas empresas não precisam de todos os recursos, mas é importante entender as diferenças e recursos que uma solução colaborativa tem em comparação com uma solução de e-mail tradicional e analisar aquilo que é vai agregar mais valor para sua empresa e seus colaboradores.

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