Por que vale a pena terceirizar o serviço de TI do escritório de contabilidade?

Mesmo com acesso a novas tecnologias, muitas empresas de contabilidade continuam não utilização soluções de TI.

Por que essas empresas não têm acesso as novas tecnologias?

Muitos escritórios de contabilidade e assessoria não utilizam serviço de suporte de TI pelo custo de manter uma equipe interna.

Vamos apresentar alguns pontos que mostram o valor da terceirização do serviço de TI (Outsourcing de TI).

Escritórios de contabilidade e os desafios de TI

A segurança da informação é algo fundamental nos escritórios de contabilidade e assessoria. Porém os contadores encaram diversos problemas relacionados à TI que comprometem o trabalho.

Falta de padronização nas atualizações de sistemas governamentais é a 1° delas.

O governo geralmente não tem uma gestão e implementação que maximize a compatibilidade de sistemas. O resultado é a atualização constante dos aplicativos, principalmente o Java.

A 2° dificuldade é lidar com a confidencialidade das informações (adequação à LGPD) de seus clientes e do próprio escritório de assessoria contábil.

As informações financeiras e contábeis devem estar o mais seguro possível, com planejamento e gestão de TI, envolvendo disponibilidade e integridade dos dados. Ter um backup rápido e seguro com rotinas preestabelecidas é indispensável.

Porém, nem todos contam com uma equipe de TI (HelpDesk) para realizar o suporte a contabilidade, comprometendo a segurança dos dados e a reputação da assessoria contábil. Sem o suporte de ti correto falhas em equipamentos ou sistemas podem ocorrer, comprometendo o trabalho.

Imagine o prejuízo de um contador que fica sem acessar ao sistema contábil?

Além desses dois, podemos citar como problemas comuns quando se trata de TI em escritório de contabilidade:

Incompatibilidade de navegador (IE)
Problemas com firewall
Problemas no conectividade social
Problemas no Java
Erros no Sped Fiscal
Sped Contabil
Falha ao acessar ECAC
Travamento de planilhas de Excel
Erros com certificado digital A1 e A3 (TOKEN)
Erro de impressora
Falhas de backup
Falhas de atualização de sistemas
Problemas com vírus

Suporte de TI para escritórios de contabilidade

Como falado acima, já é possível entender a importância e responsabilidade de TI em um escritório de contabilidade.

Com as novas tecnologias como cloud, backup em nuvem, office online, IceWarp e demais tecnologia é possível ter escritório de assessoria contábil mais ágil e produtivo.

Era comum os escritórios terem seus servidores localmente e uma equipe mínima para manter e suportar todo o ambiente de TI!

Geralmente apenas um recurso de TI que acumulava tarefas como segurança dos dados, manutenção dos servidores, computadores e outros serviços relacionados a TI, desta forma sobrecarregando o analista de TI.

Nesse modelo, não havia eficiência, muito menos avanço tecnologia (como backup em nuvem), assim tendo um ambiente de TI deficiente. Atualmente, o gestor tem acesso a diversas tecnologias que aumentando a produtividade, segurança, e mantendo ou reduzindo os custos operacionais.

Em outras palavras, a TI para escritórios de contabilidade e assessoria é fundamental para facilitar e otimizar o trabalho dos profissionais. Para isso, a melhor solução que tem sido adotada é a terceirização.

Em grandes cidades como São Paulo é comum o outsourcing de TI.

Vantagens da terceirização do TI em escritórios de contabilidade

A terceirização dos serviços de TI traz, em geral, quatro principais vantagens:

Redução nos custos: o parceiro contratado faz uma avaliação das necessidades do escritório e sugere soluções que se adequam à necessidade. Dessa forma, não há contratação excessiva, o que reduz os custos. No mesmo sentido, a presença de especialista no assunto faz com que os contadores aumentem sua produtividade no trabalho, aumentando o lucro do escritório.
Segurança: profissionais especializados têm capacidade de manter adequadamente o armazenamento de dados, informações, sistemas e arquivos em data center, incluindo técnicas que previnem desastres e garantem a proteção da informação, como soluções de antivírus, firewall, controle de acessos.
Crescimento: o modelo de contratação de TI para escritórios de contabilidade é escalável, especialmente quando se trata de cloud computing. O aumento do custo é proporcional ao consumo, e que por sua vez, acompanha o crescimento da empresa.
Qualidade: uma equipe especializada será responsável pelas atualizações automáticas, pelo monitoramento constante e imediato por acesso remoto e pelas visitas (para questões mais complexas ou acompanhamento mais próximo).

Sem surpresas, a terceirização do suporte de TI para escritórios de contabilidade agrega valor à gestão, além de possibilitar um planejamento financeiro mais assertivo. Com uma equipe terceirizada especializada em TI, o escritório está pronto para lidar com qualquer imprevisto.