Mesmo com acesso a novas tecnologias, muitas empresas de contabilidade continuam não utilização soluções de TI.
Por que essas empresas não têm acesso as novas tecnologias?
Muitos escritórios de contabilidade e assessoria não utilizam serviço de suporte de TI pelo custo de manter uma equipe interna.
Vamos apresentar alguns pontos que mostram o valor da terceirização do serviço de TI (Outsourcing de TI).
Escritórios de contabilidade e os desafios de TI
A segurança da informação é algo fundamental nos escritórios de contabilidade e assessoria. Porém os contadores encaram diversos problemas relacionados à TI que comprometem o trabalho.
Falta de padronização nas atualizações de sistemas governamentais é a 1° delas.
O governo geralmente não tem uma gestão e implementação que maximize a compatibilidade de sistemas. O resultado é a atualização constante dos aplicativos, principalmente o Java.
A 2° dificuldade é lidar com a confidencialidade das informações (adequação à LGPD) de seus clientes e do próprio escritório de assessoria contábil.
As informações financeiras e contábeis devem estar o mais seguro possível, com planejamento e gestão de TI, envolvendo disponibilidade e integridade dos dados. Ter um backup rápido e seguro com rotinas preestabelecidas é indispensável.
Porém, nem todos contam com uma equipe de TI (HelpDesk) para realizar o suporte a contabilidade, comprometendo a segurança dos dados e a reputação da assessoria contábil. Sem o suporte de ti correto falhas em equipamentos ou sistemas podem ocorrer, comprometendo o trabalho.
Imagine o prejuízo de um contador que fica sem acessar ao sistema contábil?
Além desses dois, podemos citar como problemas comuns quando se trata de TI em escritório de contabilidade:
- Incompatibilidade de navegador (IE)
- Problemas com firewall
- Problemas no conectividade social
- Problemas no Java
- Erros no Sped Fiscal
- Sped Contabil
- Falha ao acessar ECAC
- Travamento de planilhas de Excel
- Erros com certificado digital A1 e A3 (TOKEN)
- Erro de impressora
- Falhas de backup
- Falhas de atualização de sistemas
- Problemas com vírus
Suporte de TI para escritórios de contabilidade
Como falado acima, já é possível entender a importância e responsabilidade de TI em um escritório de contabilidade.
Com as novas tecnologias como cloud, backup em nuvem, office online, IceWarp e demais tecnologia é possível ter escritório de assessoria contábil mais ágil e produtivo.
Era comum os escritórios terem seus servidores localmente e uma equipe mínima para manter e suportar todo o ambiente de TI!
Geralmente apenas um recurso de TI que acumulava tarefas como segurança dos dados, manutenção dos servidores, computadores e outros serviços relacionados a TI, desta forma sobrecarregando o analista de TI.
Nesse modelo, não havia eficiência, muito menos avanço tecnologia (como backup em nuvem), assim tendo um ambiente de TI deficiente. Atualmente, o gestor tem acesso a diversas tecnologias que aumentando a produtividade, segurança, e mantendo ou reduzindo os custos operacionais.
Em outras palavras, a TI para escritórios de contabilidade e assessoria é fundamental para facilitar e otimizar o trabalho dos profissionais. Para isso, a melhor solução que tem sido adotada é a terceirização.
Em grandes cidades como São Paulo é comum o outsourcing de TI.
Vantagens da terceirização do TI em escritórios de contabilidade
A terceirização dos serviços de TI traz, em geral, quatro principais vantagens:
- Redução nos custos: o parceiro contratado faz uma avaliação das necessidades do escritório e sugere soluções que se adequam à necessidade. Dessa forma, não há contratação excessiva, o que reduz os custos. No mesmo sentido, a presença de especialista no assunto faz com que os contadores aumentem sua produtividade no trabalho, aumentando o lucro do escritório.
- Segurança: profissionais especializados têm capacidade de manter adequadamente o armazenamento de dados, informações, sistemas e arquivos em data center, incluindo técnicas que previnem desastres e garantem a proteção da informação, como soluções de antivírus, firewall, controle de acessos.
- Crescimento: o modelo de contratação de TI para escritórios de contabilidade é escalável, especialmente quando se trata de cloud computing. O aumento do custo é proporcional ao consumo, e que por sua vez, acompanha o crescimento da empresa.
- Qualidade: uma equipe especializada será responsável pelas atualizações automáticas, pelo monitoramento constante e imediato por acesso remoto e pelas visitas (para questões mais complexas ou acompanhamento mais próximo).
Sem surpresas, a terceirização do suporte de TI para escritórios de contabilidade agrega valor à gestão, além de possibilitar um planejamento financeiro mais assertivo. Com uma equipe terceirizada especializada em TI, o escritório está pronto para lidar com qualquer imprevisto.
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