Por que ter um e-mail colaborativo na empresa?

• O que é e-mail colaborativo?
• Quais são as vantagens do e-mail colaborativo?
• Qual é o melhor momento de adotar um serviço de e-mail colaborativo?

Essas são apenas algumas perguntas que queremos responder com esse artigo!

O serviço de e-mail sempre é a principal ferramenta para as empresas se comunicarem e continuará sendo por muito tempo. Porque o nível de segurança e confiabilidade são altos no e-mail corporativo, sendo usado até em processo jurídico.

Organizações têm adotado o e-mail colaborativo, uma evolução do serviço de e-mail tradicional.  Essa nova versão do e-mail corporativo tem recursos, que aumentando a produtividade. Por exemplo a possibilidade de envio e recebimento de documentos, reunião com equipe, negociação com cliente e tudo que se pode imaginar através de uma interface simples e intuitiva, pensada em User Experience (UX).

Entenda o que é e-mail colaborativo e quais são as vantagens que esse tipo de serviço de e-mail traz para sua empresa, bem como o melhor momento de adotar uma suíte colaborativa.

Antes de responder qual é o melhor momento, nosso artigo está dividido em:

• O que é E-mail Colaborativo?
• Quais são as vantagens do E-mail Colaborativo?
• Qual é o melhor momento de adotar um serviço de e-mail colaborativo?

Boa Leitura!

O que é E-mail Colaborativo?

O serviço de e-mail colaborativo é um conjunto de ferramentas geralmente baseado em cloud. Porém é possível ter uma versão on-premise, embora após uma análise do ambiente de TI e da empresa, geralmente a versão em nuvem é a melhor escolha. Através da suíte colaborativa é possível trabalhar de forma organizado e produtiva. Isso ocorre devido todos os funcionários adotarem a solução e-mail colaborativo. Portanto, uma melhora na comunicação interna, externa, além da gestão empresarial.

As equipes e departamento podem, por meio dessa plataforma colaborativa, compartilhar, criar e editar documentos, planilhas, apresentações, agendas, contatos e tarefas. Tudo baseado na nuvem e com fácil acesso de qualquer dispositivo que tenhas as credenciais de segurança.

Em geral, os servidores de e-mail corporativo possuem características e funcionalidades parecidas, embora alguns ofereçam mais recursos que outros. Abaixo algumas das características:

• Interface amigável e navegação intuitiva – User Experience (UX);
• Mensagens em tempo real;
• Gerenciador de arquivos, pastas, contatos e tarefas;
• Compatibilidade com todos os sistemas operacionais (Linux, Windows, MAC, Android, Apple);
• Sincronização do e-mail com dispositivos móveis (e-mails acessíveis por smartphones, tablets, notebooks etc.);
• Sincronização de Calendário e tarefas;
• Exchange Sync;
• Compartilhamento (integração dos compromissos e tarefas com outros usuários de e-mail).

Quais são as vantagens do E-mail Colaborativo?

Talvez a principalmente vantagem seja a simplicidade e a centralização de todos os recursos em uma única plataforma. Por exemplo, com a solução IceWarp, sua empresa adota um escritório virtual. Com características de compartilhamento de arquivos e projetos entre pessoas e equipes e a gestão de tarefas e recursos com muita facilidade.

Os recursos do E-mail Colaborativo entregam vantagens na execução das atividades, como qualidade, trabalho em equipe, produtividade, interação entre setores, melhora do clima organizacional, redução de custos e outros.

Redução de custos – ocorre quando toda a equipe faz uso da ferramenta de colaboração, e como é uma ferramenta intuitiva, um simples treinamento é o suficiente. Não é necessário adquirir outros software ou soluções de terceiros para integrar os recursos como chat, pacote office, conferência, gravação de reuniões, visto que o e-mail colaborativo já tem esses recursos embarcados. Despesas com outras formas de comunicação como ligações telefônicas vão diminuindo ao longo do tempo com a adoção da plataforma.

Cultura organizacional – como a plataforma é de fácil utilização, a cultura do trabalho em equipe é reforçada, gerando impacto positivo na cultura organizacional, pois a interação entre os colaborados é maior e a ideia de escritório virtual (a qualquer hora e em qualquer lugar) é comprada por todos da empresa.

Mobilidade e versatilidade – são vantagens atraentes e necessárias à empresa, uma vez que o mercado é dinâmico. Desta forma, é possível alcançar as oportunidades assim que elas apareçam.

Aumento de produtividade – é mais uma das vantagens da plataforma, talvez sendo a mais evidente. Com o ganho do reforço cultural da empresa, o trabalho em equipe, a mobilidade e a versatilidade, é compreensível que os funcionários se tornem mais produtivos. O compartilhamento de documentos e informações agiliza o momento da tomada de decisões, melhorando a empresa como um todo.

Segurança da informação – a solução de e-mail colaborativo é uma ferramenta que preza pela segurança das informações de seus usuários que trafegam dados pela plataforma. Porém, dependendo da escolha da solução de colaboração sua empresa pode estar menos segura. A solução de e-mail da IceWarp sempre busca as melhores práticas de segurança da informação e está em conformidade com a GDPR.

Caso tenha dificuldades em escolher uma solução de e-mail colaborativo, busque uma Consultoria de TI para auxiliá-lo no processo de escolha.

Qual é o melhor momento de adotar um serviço de e-mail colaborativo?

Agora é o melhor momento para adotar uma solução de E-mail Colaborativa. Outra vantagem que deixamos para esse momento é o baixo custo. Qualquer empresa, independentemente do tamanho ou porte e mesmo do momento que está, pode adotá-la.

Com certeza, cada empresa possui necessidades especiais e particularidades, motivo pelo qual é importante ter a experiência de uma consultoria em TI no momento da escolha, configuração e manutenção da solução de e-mail corporativo.

Isso porque o especialista pode gerar um comparativo entre as opções disponíveis no mercado, sempre buscando a que for melhor para o negócio da empresa. Como resultado da escolha adequada, o empresário não investira mais recursos do que o necessário. E com mais recurso disponível, é possível investi-lo em outras soluções que entregam vantagem competitiva.

Se você acredita que esse é o momento para sua empresa adotar o E-mail Colaborativo, entre em contato com a Tripletech para que possamos analisar a melhor escolha!

Acompanhe a Tripletech nas redes sociais: