IceWarp, solução colaborativa de e-mail e escritório virtual

IceWarp é compatível com o GDPR, Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da Europa. 

A Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil (LGPD) regula como as empresas coletam, armazenam, tratam e compartilham dados pessoais e foi inspirada na GDPR Europeia.

Icewarp é uma solução colaborativa que integra e-mail, chat, reunião online, pacote office criando um ambiente de escritório virtual. 

O objetivo da GDPR é promissor – conceder mais controle sobre os dados pessoais a todos os cidadãos da UE e simplificar o ambiente regulatório dos negócios internacionais. Nossa LGPD tem a mesma finalidade. 

No entanto, o GDPR ou LGPD não trata apenas da segurança digital. A aplicação da nova lei está afetando principalmente os procedimentos internos das empresas – como os dados são coletados e armazenados, gerenciar os níveis permissão e atualização dos dados. Resumindo, isso significa noites sem dormir para o advogado da empresa e novos procedimentos para todos. Caso contrário, as penalidades serão severas.

Seu serviço de e-mail é compatível com a LGPD?

Podemos ajudá-lo a entender como seu serviço de e-mail funciona e se está em conformidade com a LGPD!

 Ambiente de TI e GDPR, LGPD

Para o Ambiente de TI é muito importante certificar-se de seguir as melhores práticas de segurança da informação, incluindo políticas de acesso remoto, firewall, senhas complexas, antivírus e AntiSpam atualizados, entre outros procedimentos.

Se você estiver usando a versão mais recente do IceWarp Server, não precisa se preocupar com o fato de seu software não ser compatível com GDPR, LGPD. 

A Icewarp realiza testes de vulnerabilidade e penetração do IceWarp Server e todas suas as ferramentas e aplicativos regularmente. Portanto, como qualquer outro sistema, é necessário que você mantenha as atualizações em dia, para permaneça protegido contra ameaças de segurança mais recentes.

Uma alternativa ao Office 365, Zimbra, G-suíte.

Você pode fazer algumas mudanças na configuração do IceWarp Server para cumprir alguns dos requisitos do GDPR. Por exemplo, para acessar todos os dados e pesquisar, você pode simplesmente configurar uma conta de arquivista global. A conta é útil quando seus clientes ou ex-funcionários exigem que você forneça uma auditoria GDPR de seus dados pessoais.

Existem também outras etapas simples que você pode seguir para estar ainda mais em conformidade com os regulamentos do GDPR ou LGPD:

  • Proteção contra perda de dados – certifique-se de usar as funções SmartAttach e Archive.
  • Conceda apenas um acesso obrigatório a um servidor – de acordo com um nível de autorização, reduza o número de pessoas com amplo acesso a um servidor.
  • Habilite a autenticação de dois fatores – para administradores de servidor, basta usar o Autenticador IceWarp, que funciona sem problemas para quase todos os administradores de TI, ou definir um segundo método de autenticação como, por exemplo, SMS.
  • Chaves S/MIME – comece a assinar e criptografar digitalmente suas mensagens usando S/MIME, mas esteja ciente que isso aumentará o consumo de processamento do servidor.
  • Níveis de acesso – faça uma auditoria de acesso, negue acesso á quem não precise, defina senhas diferentes para diretórios mais sigilosos.
  • Use apenas contas de usuário – não recomendamos executar o IceWarp na conta root; em vez disso, use sua conta dedicada.
  • Pesquisa de dados – defina os usuários que tenham permissão para pesquisar por meio do Arquivo de e-mail e da pesquisa de texto completo.
  • Deletar pessoalmente – certifique-se de que a exclusão tenha sido realizada pel dono dos dados.
  • Use logs do sistema – habilite logs de manutenção do sistema em seu servidor, isso permite que você rastreie cada ação em um servidor, junto com a autenticação e atividade do usuário.

GDPR, LGPD vieram para ficar!

Em primeiro lugar, IceWarp On-premise e o Cloud são totalmente compatíveis com o GDPR, LGPD. Embora seja algo complexo o tratamento de pesquisa de texto completo para dados pessoais, com o GedAI essa pesquisa será melhorada.
GedAI é um produto totalmente novo que aborda a conformidade GDPR das empresas. O GedAI localiza dados pessoais, arquivos e cria relatórios para atender a GDPR. Com pesquisa de texto completo e opções de filtragem avançada, você poderá processar dados pessoais de várias fontes de seu servidor com apenas alguns cliques.
GedAI estará disponível para assinantes On-premise e Cloud.

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