E-mail corporativo, como utilizado de forma correta

As empresas precisam se protegerem contra o mau uso dos recursos de TI

Uso intensivo da tecnologia trouxe uma série de facilidades e benefícios para as organizações, porém impôs um desafio importante para os Gestores de TI – Gerenciar a utilização que os funcionários fazem dos recursos tecnológicos.

Muitas empresas têm corrido sérios riscos, por não conseguir dar a atenção necessária a segurança de TI.

Com o aumento crescente de ataques de hackers e com a nova lei de proteção de dados – LGPD, as empresas precisam instruir seus funcionários e terceiros em relação ao uso das soluções de TI, bem como à atitude que eles precisam ter nos ambientes da empresa.

 

Com a ideia de ajudar os gestores de TI a conscientizar os colaboradores sobre a postura adequada no uso dos meios de comunicação eletrônica, destacamos alguns pontos que devem ser observados na utilização de solução de e-mail corporativo, internet, chat online, redes sociais corporativas e demais meios de comunicação da organização.

  1. Evite termos cotidianos – seja mais formal. Isso evita eventuais confusões geradas devido ao tratamento mais íntimo no meio profissional.
  2. Evite elogios que possam gerar duplo sentido – pode-se parabenizar o colega por motivo de excelência em atividades, mas evite elogios que possam estar relacionados ao corpo ou a partes dele e outros similares.
  3. Evite falar mal dos colegas e mesmo da empresa –  principalmente com uso de expressões desagradáveis, piada com uso de detalhes físicas ou emocionais. Lembra-se que o ambiente empresarial pode ser monitorado, por isso, intrigas, o uso de palavras para denegrir a imagem de um colega ou líderes podem gerar problemas. E como está por escrito, fica difícil alegar que “não era bem isso o que queria dizer”.
  4. Trate de assuntos gerais de modo discreto e com educação, assuntos íntimos – que possam gerar algum tipo de mal-estar, devem ser evitados.
  5. Evite o uso de palavras como “beijos” ao final do e-mail ou mensagem – seja mais formal, use por exemplo: Abraços, Até Logo.
  6. Evite o cenário “a dois”, principalmente colaboradores que sejam subordinados. O ideal é que jantares, encontros, happy hour, seja para todos do setor, assim evitando mal-estar e eventuais entendimento de assédio moral.
  7. Não busque emprego, vagas usando o e-mail e internet corporativa – Não é visto com “bons olhos”.
  8. Evite usar equipamentos corporativo como smartphone ou notebooks para armazenar conteúdo pessoal – o equipamento deve ser utilizado para assuntos de trabalho.
    Dica: O uso da câmera do smartphone empresarial deve ser usado apenas para o trabalho, empresas estão tentando problemas, principalmente com fotos íntimas e terceiros.
  9. Evite usar o laptop da empresa para salvar conteúdo pessoal, ou mesmo navegar na internet para fins particulares.
    Dica: É comum familiares quererem usar o notebook empresarial. Essa situação pode gerar vários problemas, inclusive de segurança da informação. O ideal é ter um notebook em casa apenas para o uso da familia e assuntos pessoais.

Solução de e-mail corporativo?

Conheça a solução de e-mail corporativo e colaboração que transforma seu escritório físico em virtual. Reduza seu custo com e-mai corporativo.

Além da política de treinamento e conscientização dos funcionários, os gestores devem adotar ferramentas e soluções de TI que ajudem a minimizar problemas jurídicos.

  • Antivírus corporativo – a solução ajuda a evitar que dados da empresa sejam acessados por criminosos em caso de roubo físico, bem como evita o acesso não autorizado em caso de ataque cibercriminoso.
  • Firewall gerenciado – A empresa conta com um sistema de acesso remoto para seus colaboradores e pode interligar filiais através da VPN. Funcionários e a empresa estão protegidos de ataques de hackers. Com uma solução de firewall UTM é possível implantar políticas de segurança que evitem que colaboradores acessem páginas e conteúdos maliciosos, gerando relatórios de acesso à internet.
  • E-mail corporativo – com e-mail corporativo, além dos benefícios de sincronização de calendários entre dispositivos, armazenamento em nuvem, sistema de chat online, vídeo chamada, colaboração na produção de documentos, você tem sistema de auditoria de e-mails que garante maior segurança para sua empresa.

Fale com um especialista

Fale com um especialista agora, e tenha a melhor solução de TI para sua empresa.

Acompanhe a Tripletech nas redes sociais: