como escolher seu provedor de email corporativo

Existem diversos provedores de e-mail, com opções gratuitas e pagas. Muitas vezes um e-mail gratuito não atende plenamente seu negócio, principalmente se sua empresa já está algum tempo no mercado e precisa de recursos que vão garantir maior produtividade na troca de mensagens e tarefas.

Praticamente toda a comunicação de uma empresa ocorre através da solução de e-mail. Portanto, se você é um diretor ou empresário, à medida que seu negócio cresce, aumenta a necessidade de um e-mail profissional, que passe a credibilidade e confiança que seus clientes precisam.

Um e-mail profissional contém diversos recursos que uma solução de e-mail comum não tem. Armazenamento de dados, domínio próprio, espaço compartilhado, suporte especializado, segurança, entre outros.

Neste artigo conheça alguns recursos e vantagens que vão ajudá-lo a escolher o melhor provedor de e-mail para empresas.

 

O que considerar na escolha do provedor de e-mail para empresas?

Vamos conhecer as vantagens e desvantagens de uma solução de e-mail, assim a escolha do provedor de email para empresas será mais assertiva:

NECESSIDADES

Você precisa conhecer suas necessidades de e-mail, antes de definir uma solução de e-mail e o provedor. Além disso, para definir o melhor pacote de e-mail, conheça o tamanho da sua organização e equipe. Verifique se o fornecedor de e-mail é escalável.

ARMAZENAMENTO

Esse recurso é muito importante para as empresas, os melhores provedores de email corporativo oferecem recursos de armazenamento compartilhado e em nuvem. Diferente do e-mail comum, os e-mails corporativos permitem guardar um volume maior de mensagens e anexos.

FILTROS DE SPAM

Os melhores provedores de e-mail têm sistema AntiSpam. Filtros de spam são essenciais e importantes para manter a segura dos e-mails corporativos. Com recursos avançados de antispam, sua empresa além da garantir a segurança contra phishing, poupa tempo com e-mails desnecessários.

USABILIDADE

Para facilitar a vida de seus funcionários, busque serviços de e-mail com foco na experiência do usuário (UX), assim você terá uma interface mais intuitiva. Dessa forma sua equipe ganhará tempo com as tarefas diárias.

INTEGRAÇÃO

A integração é um papel importante para aumentar os níveis de eficiência da organização, sendo assim o provedor de e-mail empresarial deve possuir recursos que integre seu e-mail com outros sistemas.

MOBILIDADE

Considere provedores que tenham integrações com dispositivos móveis, como tablets e smartphones na hora da escolha. É essencial que seus colaboradores possam acessar seus e-mails em qualquer lugar, assim aumentando a produtividade. Tenha em mente que alguns provedores dizem que integram com dispositivos móveis, porém não realizam a sincronização em tempo real, o que pode trazer incomodo, como contatos e agendas desatualizadas.

ESTABILIDADE

Para as empresas o tempo de disponibilidade do recurso de e-mail é fundamental para o negócio, então busque provedores que tenham SLA (Service Level Agreement) ou Nível de Serviço. Qualquer provedor que apresente um SLA menor que 99,5%, já pode trazer problemas e indisponibilidade. Empresas que dependem do serviço de e-mail devem buscar um provedor que ofereça um SLA superior a 99,9%.

SEGURANÇA

Para a segurança de e-mail seu provedor deve ter recursos que sejam compatíveis com padrões de segurança como SPF (Sender Policy Framework), criptografia de mensagens, filtros de prevenção de intrusão. Além disso, adote níveis de segurança para evitar ataques de cibercriminsos.

FERRAMENTAS EXTRAS

Alguns provedores de e-mails oferecem ferramentas extras para personalizar interfaces, integrar com aplicativos, dispositivos de segurança, pacote office, entre outros. Essas ferramentas adicionais podem ser consideradas diferenciais na tomada de decisão.

CUSTOS

O custo-benefício deve ser levado em consideração no momento da escolha do provedor de e-mail. Afinal, uma escolha muito barata pode não ser a melhor opção, tornando-se um péssimo investimento. Tenha em mente que a proteção de dados, armazenamento e usabilidade, são recursos usados diariamente, portando devem ser considerados na hora da escolha.

Icewarp, solução hibrida com exchange office 365

DIFERENÇAS E APLICAÇÕES DE PROVEDORES DE E-MAIL

Dentre os provedores de e-mail, os que se destacam-se são: Microsoft Office 365, Google GSuíte e na Europa temos o IceWarp. A Tripletech separou algumas diferenças e vantagens das soluções de e-mail profissional. Confira abaixo:

MICROSOFT OFFICE 365

O Microsoft Office 365 é comercializado através de uma assinatura por usuário mensal, entregando 50 Gb de espaço por usuário, para o espaço para armazenamento dos e-mails.

Entre as vantagens do Office 365 se destacam:

  • Serviço de email profissional popular;
  • Integração com o Active Directory, possibilitando o sincronismo e gerenciamento de contas de usuários na nuvem e local;
  • Armazenamento não compartilhado;
  • Administração com interface simplificada, o que permite incluir usuários, grupos, recursos, gerenciamento de domínios e licenças, bem como atualizações da plataforma;
  • Auditoria e segurança, que ajuda no rastreamento de ações executadas em caixas de e-mail, com logs de auditoria.
G SUÍTE

G Suíte é um pacote de ferramentas que conta com o serviço de e-mail Gmail, pacote de escritório do google e armazenamento. Oferecido em pacotes através de uma assinatura mensal por usuário. Entre as vantagens do Gmail, destacam-se:

  • Armazenamento: com 30 GB de espaço para os e-mails, na versão de entrada;
  • Acesso de qualquer dispositivo: tanto pelo computador, quanto smartphones e tablets;
  • Organização: possibilita armazenamento das mensagens de forma simplificada;
  • Acesso via web e Microsoft Outlook;
  • Sincronismo entre dispositivos e sistemas, integrando agenda, contatos e lembretes, permitindo que as equipes utilizem os mesmos arquivos simultaneamente.

 

Você conhece o IceWarp?

É uma plataforma de e-mail de colaboração que tem suas contas de e-mail gerenciados em nuvem. Além disso, é uma solução que vem ganhando espaço frente aos concorrentes pela facilidade de uso e recursos integrados, além de ter o melhor custo-benefício.

Com a solução IceWarp, sua organização poderá compartilhar documentos, pastas, contatos e tarefas com segurança, acesso e edição de qualquer lugar.

IceWarp oferece, entre outros benefícios:

  • Videoconferência corporativa via Web;
  • Gravação de reuniões;
  • Chat em tempo real;
  • AntiSpam nativo;
  • Administrador simplificado;
  • Interface intuitiva;
  • Sincronismo com Outlook;
  • Exchange ActiveSync;
  • Assinatura corporativa;
  • Pool de armazenamento de dados;
  • Melhor custo-benefício do mercado;
  • Segurança com o antivírus nativo;
  • Design intuitivo;
  • Integração com outras contas de e-mail;
  • Suporte técnico para administradores e usuários;
  • Solução adequada às exigências das novas normas da GDPR/LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

 

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