Todos os dias trafegam cerca de 144 bilhões de e-mail no mundo, sendo 84 bilhões com fins profissionais. Isso apenas evidência um fato que eventualmente negligenciamos, a importância e a dependência do e-mail para as empresas.

Praticamente toda a comunicação é feita via e-mail, negócios são fechados, informações estratégicas são enviadas, solicitações recebidas, até seu ERP usa o e-mail. O e-mail está tão presente no cotidiano que mal avaliamos a quantidade de tempo que os colaboradores de uma empresa passam trabalhando com ele.

Ao longo do tempo, depois de ouvir várias histórias de empresas com problema de e-mail, percebi que existe alguns que são mais frequentes e que geralmente os usuários acabam dando um “jeitinho”. Veja abaixo:

PROBLEMA

  • Pouco espaço de armazenamento para os e-mails
  • Indisponibilidade do serviço
  • Senhas diferentes para acesso

“SOLUÇÃO”

  • As pessoas passam a armazenar os e-mails no computador
  • As pessoas passam a usar o e-mail pessoal para assuntos profissionais
  • Por mais que as pessoas tentem usar a mesma senha, o ciclo de renovação dificilmente é igual

CONSEQUÊNCIA

  • O disco do computador pode apresentar algum problema e perder todo o conteúdo armazenado
  • o funcionário é desligado da empresa e mesmo sem querer, leva junto com seu e-mail pessoal um histórico de valor para a empresa
  • Aumento de volume de chamados para resetar a senha

Poderia citar vários problemas e “soluções” que as pessoas criam, mas tem um lado mais grave nisso tudo que é o tempo desperdiçado em tarefas nada produtivas e não são causadas por problemas, mas sim por que a solução de e-mail não é adequada, com isso minimizando os ganhos da equipe.

problemas e soluções para e-mail corporativo

Isso falando do lado do usuário, mas tem as dificuldades enfrentadas pelo administrador desse sistema que precisa garantir a alta disponibilidade com apenas um servidor ou com uma empresa que não cumpre o acordo de nível de serviço (SLA), precisa proteger os dados mesmo com investimento baixo em hardware e software para backup ou com uma plataforma que “força” o usuário a usar o computador para armazenamento.

De forma resumida, é possível consolidar essas dificuldades em dois cenários:

  1. Servidor de e-mail “dentro de casa” – enfrentam grandes problemas com disponibilidade, custo de administração e renovação,  necessidade de expansão de volume constante, link de internet e backup.
  2. Servidor de e-mail fora de casa (Provedor) – Enfrentam grandes problemas com qualidade do serviço, recursos de colaboração, acesso em vários dispositivos, atendimento do suporte e segurança dos dados.

Independente do cenário, lidar com o alto volume de e-mails e com a necessidade crescente por produtividade tornou-se um desafio para as empresas. Veja como o Office 365 pode ajudar a resolver esses e outros desafios da sua empresa.

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