Uma pesquisa feita pela Wolters Kluwer Prosoft entrevistou 2.124 empresas contábeis brasileiras sobre os serviços de TI para contabilidade.

A pesquisa revelou que 64,1% dos participantes não utilizam soluções de TI para evitar que seus clientes caiam na malha fina. Como resultado disso, 81,1% dos escritórios afirmaram que fazem alguma retificação após o envio das declarações à Receita Federal.

Muitos escritórios de contabilidade não utilizam serviços de TI pelo custo dos equipamentos ou porque precisam manter uma equipe.

Vamos apresentar alguns pontos que mostram o valor da terceirização do serviço de TI!

Escritórios de contabilidade e os desafios de TI

A segurança da informação é algo fundamental nos escritórios de contabilidade. Porém os contadores encaram diversos problemas relacionados à TI que comprometem o trabalho.

Falta de padronização nas atualizações de sistemas governamentais é a 1° delas.

O governo geralmente não tem uma gestão e implementação que maximize a compatibilidade de sistemas. O resultado é a atualização constante dos aplicativos principalmente o Java.

A 2° dificuldade é lidar com a confidencialidade das informações de seus clientes e do próprio escritório de contabilidade.

As informações financeiras e contábeis devem estar o mais seguro possível, com planejamento e gestão de TI, envolvendo disponibilidade e integridade dos dados. Ter um backup rápido e seguro com rotinas preestabelecidas é indispensável.

Porém, nem todos contam com uma equipe de TI para realizar essas tarefas de TI, o que compromete a segurança dos dados e o nome do escritório. Sem o suporte correto falhas em equipamentos ou sistemas podem ocorrer, comprometendo o trabalho.

Imagine o prejuízo de um contador que fica sem acessar ao sistema contábil?

Além desses dois, podemos citar como problemas comuns quando se trata de TI em escritório de contabilidade:

  • Incompatibilidade de navegador (IE)
  • Problemas com firewall
  • Problemas no conectividade social
  • Problemas no Java
  • Erros no Sped Fiscal
  • Sped Contabil
  • Falha ao acessar ECAC
  • Travamento de planilhas de Excel
  • Erros com certificado digital A1 e A3 (TOKEN)
  • Erro de impressora
  • Problemas com vírus

Suporte de TI para escritórios de contabilidade

Como falado acima, já é possível entender a importância e responsabilidade de TI em um escritório de contabilidade.

Com as novas tecnologias como cloud, backup em nuvem, office online e demais tecnologia é possível ter escritório de contabilidade mais ágil e produtivo.

Era comum os escritórios terem seus servidores localmente e uma equipe mínima para manter e suportar todo o ambiente de TI!

Geralmente apenas um recurso de TI que acumulava tarefas como segurança dos dados, manutenção dos servidores, computadores e outros serviços relacionados a TI, desta forma sobrecarregando o analista de TI. Nesse modelo, não havia eficiência, muito menos avanço tecnologia do ambiente (como backup em nuvem), assim tendo um ambiente de TI deficiente.

Atualmente, o gestor tem acesso a diversas tecnologias que aumentando a produtividade, segurança, e mantendo ou reduzindo os custos operacionais.

Em outras palavras, a TI para escritórios de contabilidade é fundamental para facilitar e otimizar o trabalho dos profissionais. Para isso, a melhor solução que tem sido adotada é a terceirização.

Vantagens da terceirização do TI em escritórios de contabilidade

A terceirização dos serviços de TI traz, em geral, quatro principais vantagens:

  • Redução nos custos: o parceiro contratado faz uma avaliação das necessidades do escritório e sugere soluções que se adequam à necessidade. Dessa forma, não há contratação excessiva, o que reduz os custos. No mesmo sentido, a presença de especialista no assunto faz com que os contadores aumentem sua produtividade no trabalho, aumentando o lucro do escritório.
  • Segurança: profissionais especializados têm capacidade de manter adequadamente o armazenamento de dados, informações, sistemas e arquivos em datacenter, incluindo técnicas que previnem desastres e garantem a proteção da informação, como soluções de antivírus, firewall, controle de acessos.
  • Crescimento: o modelo de contratação de TI para escritórios de contabilidade é escalável, especialmente quando se trata de cloud computing. O aumento do custo é proporcional ao consumo, e que por sua vez, acompanha o crescimento da empresa.
  • Qualidade: uma equipe especializada será responsável pelas atualizações automáticas, pelo monitoramento constante e imediato por acesso remoto e pelas visitas (para questões mais complexas ou acompanhamento mais próximo).

Sem surpresas, a terceirização de TI para escritórios de contabilidade agrega valor à gestão, além de possibilitar um planejamento financeiro mais assertivo. Com uma equipe especializada terceirizada, o escritório está pronto para lidar com qualquer imprevisto.

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