Confira alguns conselhos para otimizar o departamento de tecnologia da informação

A redução nos custos é uma busca constante de qualquer empresa e importante para aumentar o lucro e remanejar os investimentos em outros departamentos, principalmente em tempos de crise. Mas devido aos investimentos feitos com introdução de diversas novas tecnologias, extremamente necessárias aos negócios, parece ser cada vez mais difícil reduzir custos na área de TI. Como exemplo, implementações de mobilidade em Nuvem e virtualização vão continuar crescendo cada vez mais, porém há uma oportunidade para que a TI desempenhe um papel mais ativo na condução do crescimento de novos negócios.

No entanto, uma das vantagens dessas novas tecnologias é exatamente essa: a redução de custos. Apresentamos abaixo algumas dicas para que os CIOs possam implementar soluções de tecnologia a fim de cortar mais custos com a TI e melhorar a situação da empresa.

Desabilite licenças de software desnecessárias

Licenças geralmente são caras e, se não são mais utilizadas, podem significar centenas ou milhares de reais em investimento sem retorno. É possível fazer uma revisão das licenças para poder negociar acordos de pagamento por uso e evitar concessões renovadas sobre um software que não é mais tão utilizado.

De acordo com estimativas, se forem comparados os valores dos softwares adquiridos com o quanto eles realmente são utilizados, é possível aplicar esses recursos em negociações de contrato com fornecedores de softwares e serviços, e trazer um corte de gastos com licenças de software de quase 25%

redução de custo com corte de licenças desnecessárias

Certifique-se também de proteger sua empresa contra problemas de licenciamentos dispendiosos que surgem a partir da virtualização

Assinatura de Licença de Software

Uma outra forma de reduzir custo com licenciamento de software é através de assinatura ou aluguel de licença, desta forma o seu custo se tornar flexível pois dependendo da situação da empresa e período você pode ter mais ou menos usuários utilizando os software desta forma o custo não é algo fixo.

Office 365 é um exemplo da Microsoft, para diversificar a forma como softwares são comercializados e consumidos a Microsoft lançou essa modalidade. Em vez de um usuário investir na compra definitiva de um programa ele tem a opção de realizar uma assinatura e utilizar o produto durante um determinado período de tempo.

O Office 365 oferece possibilidades que vão além do modelo tradicional de utilização de softwares. Normalmente um programa só pode ser instalado em apenas um computador, mas agora, com o modelo de assinatura, é possível usar o programa em até cinco computadores.

Invista em Hardware novo

Apesar dessa dica parecer um pouco controversa (já que ela propõe um investimento), o custo total de propriedade (TCO) do computador “desktop” de um colaborador não significa apenas o custo do equipamento em si, mas também o custo de energia para mantê-lo ligado e para resfriá-lo.

E por que um investimento em novos desktop é uma boa dica?

O investimento em novo Hardware faz sentido pois ele pode cortar os custos com energia pela metade ou até mais do que isso, além disso o custo com suporte/manutenção tende a reduzir por ser um equipamento novo. Ou seja, essa economia não significa apenas gastar menos dinheiro, mas também criar um ambiente sustentável dentro da empresa. Uma das formas de descobrir quais custos reduzir e como fazer isso é treinar a equipe de TI ou contratar uma empresa especializada para encontrar o que é possível melhorar com relação aos equipamentos. Ao encontrar esses pontos, será mais fácil resolver a situação e reduzir alguns custos.

Nivele a companhia

Ao invés de ter uma pessoa gerenciando cinco ou seis colaboradores, diminua o número de gerentes e deixe que os executivos de TI da sua empresa gerenciem vinte colaboradores, por exemplo. Uma empresa mais nivelada pode ser muito mais eficiente. Geralmente, os custos com pessoal representam quase metade de um orçamento comum de TI.

É claro que testes devem ser feitos. Se os processos de sua empresa requerem um grupo menor de pessoas trabalhando sob a gerência de um único executivo, talvez algumas soluções podem ser uma boa opção. As novas tecnologias de Colaboração e aplicativos, por exemplo, facilitam reuniões de projetos, de organização de metas, entre outras pautas, e possibilitam que a empresa tenha um grupo maior de pessoas trabalhando sob a gerência de um único executivo, sem perder a eficiência. Basta alinhar as necessidades de cada departamento da companhia com o departamento de Tecnologia da Informação. Dessa forma, as tecnologias de Colaboração podem ajudar bastante na redução de custos com colaboradores.

Outra forma de ajustar seu orçamento e reduzir custos é através do outsourcing de TI, desta forma você consegue flexibilizar seu custo mensal, eliminar os custos associados à contratação de um empregado, tais como controle de gestão, formação, seguro de saúde, impostos diretos e indiretos, sua empresa poderá dá maior foco em seu core business.

Crie um plano para dispositivos móveis

Apesar do grande avanço das soluções de BYOD no mundo corporativo, ainda existem algumas empresas que optam pela compra de equipamentos para seus colaboradores. Se esse for o caso, monte um planejamento amplo de todos os dispositivos móveis necessários para os colaboradores da empresa e faça cotações antes de comprá-los. Isso ajudará muito a economizar com alguns gastos.

A partir daí, quando comprar os dispositivos, crie planos de dados que otimizem as despesas. Crie pacotes corporativos de equipamentos e de planos de dados. Isso custará menos e terá um valor definido para que o departamento financeiro não se surpreenda com valores maiores do que o planejado.

Utilize Videoconferência

Existem algumas vantagens na utilização de tecnologias de videoconferência como a economia com viagens e deslocamentos, melhoria nos recursos de comunicação entre as equipes, colaboradores e clientes. É possível também escolher o nível de qualidade na transmissão do vídeo em função da banda de Internet disponível, configurar de forma rápida os recursos, acessar rapidamente e com segurança informações de qualquer lugar.

Isso tudo facilita muito a vida dos executivos e diretores da empresa. É provável que eles escolham utilizar as tecnologias de Colaboração, como aplicativos de videoconferência de forma mais constante, para resolver situações internas e fazer reuniões com fornecedores e clientes com eficiência, aumentando a produtividade do dia de trabalho e diminuindo a correria e o estresse.

Entre as soluções de videoconferência o Skype for Business vem se destacando no mercado.
Tudo o que você precisa para ter conversas como: mensagens instantâneas, chamadas de áudio e vídeo, reuniões online e compartilhamento. E como o Skype for Business e o Office trabalham juntos, é fácil colaborar diretamente dos seus aplicativos do Office. Você também pode agendar reuniões, ver o histórico de mensagens instantâneas no Outlook e iniciar reuniões a partir de aplicativos como o Word e o PowerPoint para apresentar o que você estiver trabalhando.

Virtualize seus servidores

A virtualização de servidores permite maior densidade de utilização de recursos (hardware, espaço, datacenter e outros), além de garantir que o isolamento e segurança sejam mantidos. Com isso, é possível consolidar a infraestrutura de servidores da empresa que pode estar sendo subutilizada.

Isso ajuda a aumentar a utilização média de recursos do servidor, enquanto diminui o número de máquinas. Na maioria das organizações, consolidar os servidores com virtualização de servidores diminui os gastos com eletricidade, consumo de espaço, suporte/manutenção dos servidores e outros.

Defina como e com quais fornecedores trabalhar

Definir apenas alguns fornecedores de tecnologia pode ser uma boa opção para reduzir os custos com TI. Isso porque, se a empresa iniciar um projeto com determinado fornecedor e passar a trabalhar em longo prazo com ele, será possível negociar melhor os preços e o volume de compra.

Isso ajuda a empresa a se tornar um cliente de referência para os fornecedores. Não só por mostrar comprometimento com as negociações, mas também pelo profissionalismo que a marca transmitirá. Isso pode trazer benefícios para a companhia, como menores taxas em serviços e produtos de tecnologia. Trabalhar com um número reduzido de fornecedores fará com que eles queiram fidelizar ainda mais o cliente. Além disso, eles também estarão dispostos a recompensar os clientes que participem de estudos de casos ou de programas de lançamentos de tecnologias.

Invista na colaboração entre departamentos

O cenário corporativo atualmente se baseia na Colaboração. Por isso, é importante que os profissionais de Tecnologia da Informação trabalhem em conjunto com executivos de negócios e com os clientes da empresa para que a colaboração seja realmente efetiva.

A equipe de TI pode ajudar a impulsionar a inovação e pode ser muito mais útil do que apenas fornecer serviços de tecnologia. É essencial que os departamentos da empresa estejam alinhados e que a equipe de TI demonstre a disposição de planejar soluções que melhorem a companhia como um todo. Computação em Nuvem, por exemplo, ou BYOD são algumas das principais tendências que ajudam na inovação tecnológicas das empresas e consequentemente na diminuição dos gastos com Tecnologia da Informação.

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