A inserção das empresas na revolução digital que vem se desenhando nas últimas décadas ainda é o grande desafio de muitas organizações, já que envolve, simultaneamente, adoção de novos modelos de negócios, virtualização e redesenho de todos os sistemas de informação da companhia, implantação de estratégias inovadoras de crescimento e, principalmente, integração de todas essas variáveis com a ampliação da produtividade da equipe de TI.

Por esse motivo, apresentaremos algumas dicas para melhorar a produtividade de seus profissionais de tecnologia da informação, confira:aumentar produtividade de TI

Estabeleça metas alcançáveis e devidamente explicadas à sua equipe

Metas e ObejtivosCuidado para não se perder com a imposição de metas irreais à sua equipe de TI, o que pode colaborar para desmotivá-la, reduzindo sua produtividade. Antes, fracione os objetivos da área de TI em pequenas porções, comunicando a cada integrante o porquê em realizar aquela reestruturação de sistema, em virtualizar servidores e adotar uma nova topologia de rede em sua organização. O estabelecimento de metas pode ser aplicado inclusive no caso de outsourcing (terceirização) da área de TI.

Uma equipe só mergulha com afinco em um objetivo quando se sente parte do projeto, e de certa forma, idealizadora da missão

Conheça os benefícios que o outsourcing pode trazer à sua empresa

gestor de tiO outsourcing de algumas atividades da área de TI libera força de trabalho para que a companhia se dedique ao seu core business. A inserção de profissionais de altíssima qualificação em TI, por meio da prestação de serviços, gera, comprovadamente, redução dos custos totais da companhia com a área de informática (vale lembrar que os custos também se tornam mais previsíveis), otimização da qualidade do serviço prestado, realização de manutenção mais rápida e eficiente. Diversas empresas de sucesso já adotaram essa estratégia para aumentar sua produtividade em consonância com redução de despesas.

Crie um sistema de premiações justo, eficiente e previamente estabelecido para ampliar a produtividade da equipe

Estabeleça desde as reuniões iniciais de definições de metas quais serão os sistemas de premiações adotados. Programas de bônus por excelência na realização de atividades e alcance de objetivos comuns são sempre estimulantes para os colaboradores.

Desenvolva em parceria com a área de Gestão de Pessoas uma política complexa de treinamento e desenvolvimento

Vale salientar, nesse ponto, que treinamento e desenvolvimento são coisas distintas. Enquanto o primeiro se relaciona com a capacitação e o oferecimento de cursos para que o profissional possa compreender os diversos sistemas e aplicá-los na direção do aumento da produtividade de sua empresa, o desenvolvimento diz respeito às oportunidades e técnicas de motivação a serem dadas para que a equipe de TI interna implemente, com excelência, as teorias absorvidas em fases anteriores (empowerment, rotação e enriquecimento de cargos são alguns exemplos).

Estimule o desenvolvimento de projetos que contem com equipes multidisciplinares

Equipe multidisciplinarO foco aqui é dissipar o caráter meramente técnico da área de tecnologia da informação em nome do desenvolvimento de um novo perfil: o de equipes com faro para negócios, verdadeiros agentes de inovação, dotados de liderança e de visão macro da organização.

Entretanto, para desenvolver esse perfil complexo, que certamente implicará no aumento significativo da produtividade de equipe de TI, é altamente recomendável investir na formação de times multidisciplinares. Esse sistema oferece benefícios imediatos à empresa, como a otimização da comunicação interdepartamental, o desenvolvimento de visão plena dos processos de negócio por parte de cada integrante do projeto, além de permitir maior descentralização na tomada de decisões, peculiaridades que, em geral, são extremamente úteis para motivar sua equipe e, como consequência, costumam vir acompanhadas de aumento relevante na produtividade.

Agilize o fluxo de trabalho: redesenhe seus processos para alcançar objetividade e velocidade na tomada de decisões

Entrega constante de relatórios de atualização de status, envios repetitivos de e-mails para confirmação de realização de atividades, segmentação excessiva de processos, tarefas repetitivas.

Que tal pensar em fazer uma espécie de downsizing em seus processos de TI? Mas um ponto importante: reuniões são relevantes para compartilhar objetivos e metas a serem alcançados, entretanto reuniões excessivas colocam o CIO em descrédito, além de desgastar desnecessariamente sua relação com a equipe de TI.

Agilidade no fluxo de processos e equilíbrio na comunicação de metas são, portanto, verdadeiros mantras na melhora de produtividade em TI.

Use um bom gerenciador de tarefas

Somente com processos ajustados e bem definidos é possível tornar o trabalho mais fluido e produtivo sem perda da qualidade. Por isso, é importante utilizar uma ferramenta que gerencie as tarefas em tempo real, facilite a delegação de atividades e também permita que os resultados sejam visualizados por todos.

Um bom gerenciador de tarefas deve conter calendários e agendas, padronização de criação e armazenamento de documentos – para que sejam encontrados de forma rápida – históricos de atividades, histórico de e-mails trocados etc.

O ideal é que a ferramenta dê a toda a equipe um panorama de como está o andamento da operação ao mesmo tempo em que dê ao gestor a possibilidade de geração de relatórios gerenciais para que os líderes tomem decisões em tempo hábil.

Trabalhe com ferramentas via web e, de preferência, mobile

Soluções Microsoft para pequenas e médias empresasA possibilidade de trabalhar e colaborar em equipe de qualquer lugar e por qualquer dispositivo, sem sombra de dúvidas ajuda muito na produtividade. Neste sentido, sistemas que possam ser acessadas via web por dispositivos móveis como tablets e smartphones ajudam muito.

Imagine um vendedor que vá até o cliente para efetuar uma venda. O tempo que ele perde anotando os itens vendidos e repassando para que alguém no escritório insira os dados no sistema pode ser grande, dependendo da distância ou das condições de comunicação. Se ele tiver acesso a uma ferramenta de vendas via internet, este tempo é agilizado e, assim, poderá atender mais clientes remotamente. Isso vale para qualquer outra atividade em que as pessoas possam colaborar remotamente. Estar nas dependências da empresa para poder trabalhar pode ser muito improdutivo e demorado.

Integre todas as unidades do seu negócio

Uma empresa com várias filiais ou escritórios em diferentes locais não pode trabalhar com vários sistemas que não conversam entre si. É preciso que as ferramentas sejam integradas e facilitem ao máximo a consolidação dos dados – da gestão comercial à gestão de estoques. Cada vez que um dado é inserido nos sistemas, ele deve gerar informações para todos os departamentos e unidades de negócio envolvidos na atividade.

Use softwares que ajudem na criação e na mensuração de indicadores de desempenho

Gerir o desempenho de cada membro ou da equipe como um todo pode ser um trabalho muito oneroso se a empresa não conta com soluções que ajudem a criar e mensurar indicadores de desempenho.

O ideal é que o sistema possa ser parametrizado para mostrar em tempo real quais são as métricas e indicadores que precisam ser cumpridos nos períodos pré-estabelecidos e que facilitem na hora do gestor cobrar estes resultados.

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